Gemäß den GoBD-Anforderungen ist es erforderlich, eine Verfahrensdokumentation und ein Internes Kontrollsystem (IKS) für Betriebsprüfungen durch das Finanzamt bereitzuhalten.

Verfahrensdokumentation gemäß GoBD:

Diese dokumentiert technisch und organisatorisch die Prozesse der Erfassung, Verarbeitung und Archivierung steuerrelevanter Dokumente (z.B. Rechnungen, Lieferscheine). Sie umfasst mehr als 30 Informationssegmente aus verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens.

IKS:

Das Interne Kontrollsystem dient der regelmäßigen Überprüfung der Verfahrensdokumentation. Die GoBD fordert, dass die Verfahrensdokumentation ein aktuelles Dokument bleibt, welches regelmäßig mit den tatsächlichen Prozessen im Unternehmen abgeglichen und bei Bedarf aktualisiert wird. Dies erfordert, dass die Aktualität der über 30 Informationssegmente regelmäßig bei den zuständigen Mitarbeitern in den jeweiligen Abteilungen überprüft wird. Bei Diskrepanzen zwischen der dokumentierten und der gelebten Praxis muss die Verfahrensdokumentation entsprechend angepasst und versioniert werden.

Die VD2 löst diese Aufgabe in 15-20 Minuten.

Verfahrensdokumentation Checkliste: In eine Verfahrensdokumentation müssen über 30 Informationspunkte enthalten sein. Diese Informationen stammen aus den Abteilungen Geschäftsleitung, Buchhaltung und IT. Um alle Punkte zu bearbeiten haben wir abteilungsspezifische Fragebögen entwickelt. Diese bekommen Sie hier: Checkliste