Verfahrensdokumentation: die beste Lösung auf dem Markt
Mit Geld-zurück-Garantie!
- KI Schreib-Assistent oder Prozessbeschreibungen als fertige Textvorlagen
- automatisierter Auditworkflow (IKS: Internes Kontrollsystem)
- Aktualisierungsfunktionen und automatische Versionierung
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Als GoBD-Experten beschäftigen wir uns ausschließlich mit der Gestaltung von GoBD-konformen Prozessen. Es soll nicht nur digital und praktikabel sein, es muss speziell in der Finanzbuchhaltung auch den Anforderungen der GoBD entsprechen. Dazu benötigen Sie im DMS Kontext:
- ein rechts- und revisisonssicheres Archiv
- eine Verfahrensdokumentation
- ein Internes Kontrollsystem.
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Einblick in die Live Demo
Wir reduzieren den Bearbeitungsaufwand zur Erstellung der Verfahrensdokumentation von 5 Monaten auf wenige Stunden.
Entwickelt mit Steuerberatern und Betriebsprüfern.
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Hauptfunktionen
Online-Formulare zur Datenerfassung
Erfassung der benötigten Informationen durch Onlineabfragen in den Fachabteilungen. Verteilen Sie die Aufgaben im Team und mit externen Beratern!
Internes Kontrollsystem und Prüfprotokolle
Regelmäßige Überprüfungen zur Aktualität der Verfahrensdokumentation. Abschließend wird zu jeder Überprüfung ein Prüfprotokoll automatisiert erstellt. Keine lästige Pflege und manuelle Versionierung!
Updatefunktion und Versionierung
Die Dokumentation muss angepasst werden? Einfach mit der Updatefunktion: der zuständige Mitarbeiter erhält eine Aufgabe mit einem Updatelink.
Rechte- und Rollenkonzept nach Fachabteilungen
Verwenden Sie Ihr rechts- und Rollenkonzept- jeder sieht nur was ihm zugeteilt wird. Einfach in 3 Klicks!
Anpassungen im Vieraugen-Prinzip
Entscheidungen zur Anpassung der Verfahrensdokumentation werden mit einer Freigabe im Vieraugen-Prinzip getroffen. Somit sind Prozessbeschreibungen, Anpassungen und Audits transparent geregelt und im Prüfprotokoll nachvollziehbar.
Schnittstelle zum DMS Archiv
Wussten Sie, dass Sie Ihre Verfahrensdokumentation ebenso wie Belege mit einer Aufbewahrungsfrist archivieren müssen? Einfache Anbindungen ermöglichen die automatische Ablage im DMS.
Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit und die Erlaubnis zur Nennung als Referenz!
Referenzen
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FAQ
Was sind die GoBD und warum sind sie wichtig für mein Unternehmen?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Vorgaben der Finanzverwaltung für die Speicherung und Verarbeitung steuerrelevanter digitaler Daten. Sie gelten für alle Unternehmen, die ihre steuerrelevanten Daten elektronisch speichern und verarbeiten.
Wen betreffen die GoBD?
Kurz gesagt: Jedes Unternehmen, das digitale steuerrelevante Daten nutzt – unabhängig von der Größe oder Branche. Die Regeln beziehen sich auf alle eingesetzten EDV-Systeme, einschließlich Kassensysteme, sowie auf deren Anwender.
Welche Anforderungen stellen die GoBD an die Datenverarbeitung?
Die digitalen Daten müssen denselben Grundsätzen folgen wie analoge Belege. Dazu gehören:
- Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit – Alle Prozesse müssen dokumentiert sein.
- Wahrheit & Klarheit – Daten dürfen nicht verfälscht oder missverständlich sein.
- Vollständigkeit & Richtigkeit – Alle relevanten Informationen müssen lückenlos erfasst werden.
- Zeitgerechte Verbuchung – Buchungen und Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen.
- Ordnung & Unveränderbarkeit – Dokumente müssen revisionssicher gespeichert werden.
Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
Ja! Die GoBD verlangen, dass alle digitalen Prozesse zur Verarbeitung steuerrelevanter Daten in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Damit kannst du nachweisen, dass dein Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen einhält.
Was steht in einer Verfahrensdokumentation?
Damit Ihre Verfahrensdokumentation den GoBD-Vorgaben entspricht, muss sie alle relevanten Abläufe und Systeme in Ihrem Unternehmen dokumentieren, die steuerrelevante Daten verarbeiten.
Diese Inhalte sind erforderlich:
- Allgemeine Informationen – Welche Systeme und Prozesse nutzen Sie zur Verarbeitung steuerrelevanter Daten?
- Verantwortlichkeiten – Wer ist für welche Abläufe zuständig?
- Technische Umsetzung – Welche Software und IT-Systeme sind im Einsatz?
- Datenverarbeitung & -speicherung – Wie werden Daten erfasst, verarbeitet und archiviert?
- Änderungs- und Prüflogik – Wie wird sichergestellt, dass Daten nachvollziehbar und unveränderbar sind?
- Zugriffsrechte & Berechtigungen – Wer darf auf welche Daten zugreifen?
- Datensicherung & Archivierung – Wie lange werden Daten gespeichert und welche Sicherungsmaßnahmen sind vorgesehen?
Wofür wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?
Ihre Verfahrensdokumentation kann jederzeit von einem Betriebsprüfer angefordert werden – sei es vor oder während einer Außenprüfung oder bei einer Kassennachschau.
Mit einer vollständigen und strukturierten Verfahrensdokumentation ermöglichen Sie dem Prüfer einen schnellen Überblick über Ihre EDV-Systeme, Speichermedien und Verarbeitungsprozesse. Zudem enthält sie wichtige Informationen zu den Anwendern sowie zu Schutz- und Kontrollmaßnahmen in Ihrem Unternehmen.
Fehlt eine Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, kann die Finanzverwaltung Ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Dies kann dazu führen, dass Schätzungen vorgenommen werden, die oft mit höheren Steuerzahlungen verbunden sind. Zudem steigt das Risiko von Nachfragen, Verzögerungen und möglichen Sanktionen im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Ab wann muss eine Verfahrensdokumentation vorgehalten werden?
Die GoBD gelten seit dem Veranlagungsjahr 2015. Das bedeutet, dass Sie für diesen Zeitraum und alle folgenden Jahre eine Verfahrensdokumentation vorhalten müssen.
Wichtig für Sie: Bei einer Betriebsprüfung fordert das Finanzamt nicht die aktuelle Verfahrensdokumentation an, sondern jene, die für den geprüften Zeitraum gültig war. Wenn das Finanzamt heute eine Prüfung für die Jahre 2018 bis 2021 ankündigt, müssen Sie genau diese Dokumentation einschließlich aller damals vorgenommenen Änderungen vorlegen.
Fehlende oder unvollständige Dokumentationen können dabei schnell zu Beanstandungen oder Schätzungen führen – mit finanziellen Konsequenzen für Ihr Unternehmen.
Gibt es unterschiedliche Dokumentationen?
Je nach Unternehmensstruktur und genutzten Systemen kann Ihre Verfahrensdokumentation folgende Bereiche umfassen:
- Belegablage – Wie werden Papier- und elektronische Belege erfasst, geordnet und archiviert?
- Ersetzendes Scannen – Wie werden Papierdokumente digitalisiert und anschließend rechtskonform vernichtet?
- Online-Shop – Wie werden Bestellungen, Zahlungen und Rechnungen verarbeitet und gespeichert?
- Registrierkasse – Wie werden Kassendaten erfasst, gesichert und für Prüfungen bereitgestellt?
Bei einer Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt eine Verfahrensdokumentation sowie eine Verfahrensdokumentation für Vorsysteme. Diese Nachweise sind erforderlich, um die Ordnungsmäßigkeit Ihrer digitalen Geschäftsprozesse sicherzustellen.
- Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Daten in Ihrem Unternehmen verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Dazu gehören beispielsweise Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Ihr internes Kontrollsystem (IKS).
- Die Verfahrensdokumentation für Vorsysteme dokumentiert, wie Daten in vorgeschalteten Softwarelösungen erfasst und weiterverarbeitet werden – z. B. in einem Warenwirtschaftssystem, Kassensystem oder Online-Shop.
Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt?
Fehlt eine Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, kann die Finanzverwaltung Ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Dies kann dazu führen, dass Schätzungen vorgenommen werden, die oft mit höheren Steuerzahlungen verbunden sind. Zudem steigt das Risiko von Nachfragen, Verzögerungen und möglichen Sanktionen im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Weitere Nutzen der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation dient nicht nur der Erfüllung steuerlicher Anforderungen, sondern bringt auch wertvolle Vorteile für Ihr Unternehmen.
Ein zentraler Nutzen ist die Sicherstellung einer transparenten Prozesslandschaft. Durch regelmäßige Audits werden Abläufe geprüft und dokumentiert – so haben Schattenprozesse keine Chance. Das sorgt für Klarheit und ermöglicht gezielte Prozessoptimierungen, die Effizienz und Qualität steigern.
Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter wird durch eine klare Dokumentation erleichtert. Neue Teammitglieder finden sich schneller in bestehende Abläufe ein und können produktiver arbeiten.
Kurz gesagt: Eine gute Verfahrensdokumentation bringt nicht nur Ordnung in Ihre Buchführung, sondern stärkt auch Ihre internen Prozesse nachhaltig.
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