Heute möchte ich ein wichtiges Thema ansprechen, das jedes Unternehmen betrifft: Digitale Ablage und Verarbeitung von Rechnungsdokumenten (und sonstigen Dokumenten mit steuerrelevanten Informationen). 🖥
Dies ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch ein Schritt zur Effizienzsteigerung und Risikominimierung. Lassen Sie uns gemeinsam drei entscheidende Elemente betrachten:
1️⃣ Rechts- und Revisionssicheres Archiv (DMS):
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist unerlässlich für die revisionssichere Archivierung. Es ermöglicht die systematische Sammlung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten in digitaler Form. Doch Vorsicht! Nicht jedes DMS ist gleich. Um rechtskonform zu sein, muss es bestimmte Anforderungen erfüllen, wie z.B. die Unveränderbarkeit und Vollständigkeit der gespeicherten Daten sicherstellen.
2️⃣ Verfahrensdokumentation nach GoBD:
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) schreiben eine detaillierte Verfahrensdokumentation vor. Diese dokumentiert den technischen und organisatorischen Prozess der Dokumentenverarbeitung und gewährleistet so die Nachvollziehbarkeit und Integrität der Buchführung.
3️⃣ IKS (Internes Kontrollsystem):
Ein gut implementiertes Internes Kontrollsystem (IKS) ist die dritte Säule der revisionssicheren Archivierung. Es dient dazu, die Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten und Prozesse regelmäßig zu überprüfen. Ein automatisiertes IKS, integriert in ein DMS, erhöht die Prozesseffizienz und Sicherheit erheblich.
Die VD2 GmbH bietet hierfür eine innovative Lösung:
Ihr Ansatz ermöglicht es, die Erstellung der Verfahrensdokumentation von ca. 2 Wochen manueller Arbeit auf nur 15 Minuten zu reduzieren. ⏰
Darüber hinaus ist ihr System in der Lage, ein integriertes und automatisiertes IKS zu implementieren, das die Einhaltung der GoBD-Richtlinien sicherstellt.
Denken Sie daran: Revisionssicherheit ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Die kontinuierliche Anpassung an regulatorische Änderungen und die regelmäßige Überprüfung der Systeme sind entscheidend, um Compliance sicherzustellen.
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